Come trovare una email tra 500.000

Parti da quello di cui sei sicuro, non da quello che ricordi. Mittente, periodo approssimativo, se c’era un allegato: sono fatti che l’archivio conserva in modo esatto. Le parole dell’oggetto sono un ricordo, e i ricordi degli oggetti delle email sono quasi sempre sbagliati.

Questo semplice cambio d’ordine è la differenza tra trovarla in trenta secondi e scorrere per un’ora.

Gli operatori

L’elenco completo è nella guida rapida; questi sono quelli che fanno il lavoro:

Operatore	Trova
from:	i messaggi di un mittente
to:	i messaggi inviati a un indirizzo
subject:	parole nell’oggetto
body:	parole nel corpo
date:	una data o un intervallo
has:attachment	i messaggi con un file allegato
size:>	i messaggi sopra una certa dimensione
"frase esatta"	le parole insieme, in quell’ordine
OR, negazione	alternative, esclusioni

Si combinano, e combinarli è tutto il punto. from:amministrazione has:attachment date:2019..2021 sono tre certezze impilate, e tre certezze di solito ti lasciano una pagina di risultati invece di un pagliaio.

Il metodo

1. Ancorati al mittente. Chi ti ha scritto lo sai quasi sempre, anche quando non ricordi come era formulato. from: funziona su un pezzo di indirizzo: from:alitalia trova tutte le varianti da cui la compagnia abbia mai scritto.

2. Taglia sul tempo. Non il giorno preciso: l’anno, o l’intervallo su cui ti senti sicuro. Mezzo milione di messaggi in vent’anni fanno venticinquemila all’anno — un date: ti fa guadagnare un ordine di grandezza gratis.

3. Aggiungi la forma della cosa. C’era un file allegato? has:attachment. Era pesante? size:>5MB. È qui che fatture, contratti e foto si staccano dalle chiacchiere.

4. Solo adesso, le parole. E prima prova subject: invece di body:: è più veloce e, quando prende, più preciso. Tieni body: per quando ricordi una frase e non un argomento.

5. Se non trovi niente, allenta una cosa sola. Di solito la data, perché sugli anni la gente sbaglia in continuazione. Allarga l’intervallo prima di cominciare a dubitare del mittente.

Dove si sbaglia

Cercare come lo chiameresti tu. Tu ricordi «la roba dell’assicurazione»; il messaggio dice Rinnovo polizza 2019. Cerca il mittente: il mittente non è mai una parafrasi.

Fidarsi dell’anno. Tutto quello che ha più di tre anni scivola. Allarga a un intervallo di due anni e lascia che siano gli altri filtri a restringere.

Dimenticare che può essere arrivata come risposta. Il documento che cerchi può essere allegato a un messaggio in fondo a una discussione, il cui oggetto è Re: Re: Fwd: seguito da qualcosa che non hai mai letto. has:attachment lo trova; l’oggetto no.

Cercare nell’archivio sbagliato. Con le esportazioni di Takeout in più parti e i vecchi backup, capita spesso di cercare dentro un file che quel messaggio non l’ha mai contenuto. Unire prima le parti in un’unica casella, eliminando i duplicati in base al Message-ID, toglie di mezzo tutta questa categoria di confusione.

Usare le etichette invece di cercare

Se l’archivio arriva da Gmail, con lui sono arrivate le tue etichette: Takeout le conserva in un’intestazione. Sfogliare Fatture nella barra laterale è spesso più rapido di qualunque query, perché la classificazione l’hai già fatta tu anni fa, un messaggio alla volta.

Lo stesso vale per le discussioni: il raggruppamento delle conversazioni ricostruisce le catene di risposte, così trovare un messaggio di uno scambio ti dà tutto lo scambio, in ordine.

La velocità, detta onestamente

Le ricerche sulle intestazioni — mittente, destinatario, oggetto, data — rispondono all’istante, perché la risposta arriva dall’indice e non dalla lettura della posta.

body: è un’altra storia: legge dentro i messaggi, quindi su un archivio molto grande aspettati secondi anziché immediatezza. È un altro argomento a favore del metodo qui sopra: quando arrivi al testo del corpo, dovresti star cercando dentro qualche migliaio di messaggi, non dentro mezzo milione.

Quando l’hai trovata

Di solito la ricerca non è il traguardo: il traguardo è consegnare qualcosa. Prendi il risultato ed esportalo: un messaggio in EML o in PDF, gli allegati da soli, oppure — quando la richiesta riguarda un insieme e non un messaggio — tutta la selezione come nuovo file MBOX che contenga solo quelli, lasciando intatto l’archivio originale.