Eén e-mail vinden tussen 500.000
Zoeken in een enorm archief draait niet om betere trefwoorden, maar om afbakenen op wat het archief zeker weet: wie het stuurde, wanneer, en of er een bijlage bij zat. Een werkwijze die werkt, met de syntaxis erbij.
Begin bij wat je zeker weet, niet bij wat je je herinnert. Afzender, ongeveer wanneer, en of er een bijlage bij zat — dat zijn feiten die het archief exact bewaart. De formulering van het onderwerp is een herinnering, en herinneringen aan onderwerpregels kloppen zelden.
Alleen die andere volgorde is het verschil tussen het in dertig seconden vinden en een uur scrollen.
De operatoren
De volledige verzameling staat in het spiekbriefje; dit zijn de operatoren die het werk doen:
| Operator | Vindt |
|---|---|
from: | berichten van een afzender |
to: | berichten aan een adres |
subject: | woorden in het onderwerp |
body: | woorden in de tekst |
date: | een datum of een periode |
has:attachment | berichten met een bestand erbij |
size:> | berichten boven een bepaalde grootte |
"exacte zin" | de woorden samen, in die volgorde |
OR, ontkenning | alternatieven, uitsluitingen |
Ze zijn te combineren, en combineren is de hele bedoeling. from:administratie has:attachment date:2019..2021 is drie zekerheden op elkaar gestapeld, en drie zekerheden leveren je meestal een pagina met resultaten op in plaats van een hooiberg.
De werkwijze
1. Veranker op de afzender. Je weet bijna altijd van wie, ook als de formulering je ontgaat. from: werkt op een stukje adres — from:klm vindt elke variant waar de luchtvaartmaatschappij ooit vanaf gestuurd heeft.
2. Snijd op tijd. Niet de exacte dag; het jaar, of de periode waar je zeker van bent. Een half miljoen berichten over twintig jaar is vijfentwintigduizend per jaar — één date: scheelt gratis een orde van grootte.
3. Voeg de vorm ervan toe. Zat er een bestand bij? has:attachment. Was het groot? size:>5MB. Hier scheiden facturen, contracten en foto’s zich van het gesprek.
4. En dan pas woorden. Neem daarbij eerst subject: en niet body: — dat gaat sneller en is, als het raak is, preciezer. Houd body: achter de hand voor als je je een zin herinnert in plaats van een onderwerp.
5. Lukt het niet, laat dan één ding los. Meestal de datum, want mensen zitten voortdurend een jaar mis. Verbreed de periode voordat je aan de afzender gaat twijfelen.
Wat er doorgaans misgaat
Zoeken op hoe jij het zou noemen. Jij onthoudt “dat gedoe met de verzekering”; in het bericht staat Verlenging polis 2019. Zoek op de afzender — een afzender is nooit een parafrase.
Vertrouwen op het jaartal. Alles wat meer dan drie jaar oud is, schuift. Verbreed naar een periode van twee jaar en laat de andere filters het afbakenen doen.
Vergeten dat het een antwoord kan zijn geweest. Het document dat je zoekt kan hangen aan een bericht diep in een reeks, met als onderwerp Re: Re: Fwd: iets wat je nooit gelezen hebt. has:attachment vindt het; het onderwerp niet.
In het verkeerde archief zoeken. Bij Takeout-exports in meerdere delen en oude back-ups gebeurt het vaak dat je zoekt in een bestand dat het bericht nooit bevat heeft. Door de delen eerst samen te voegen tot één mailbox, met dubbele berichten weggehaald op Message-ID, verdwijnt die hele soort verwarring.
Labels gebruiken in plaats van zoeken
Komt het archief uit Gmail, dan kwamen je labels mee — Takeout bewaart ze in een koptekst. Door Facturen in de zijbalk door te bladeren ben je vaak sneller klaar dan met welke zoekopdracht ook, want dat indelen deed je jaren geleden al, bericht voor bericht.
Hetzelfde geldt voor gesprekken: berichtenreeksen reconstrueren de antwoordketens, dus één bericht uit een uitwisseling vinden geeft je de hele uitwisseling, op volgorde.
Snelheid, eerlijk gezegd
Zoeken in de kopteksten — afzender, geadresseerde, onderwerp, datum — komt onmiddellijk terug, omdat het beantwoord wordt vanuit de index en niet door de post te lezen.
body: is anders: dat leest door de berichten heen, dus op een heel groot archief moet je op seconden rekenen in plaats van op meteen. Dat is nog een argument voor de werkwijze hierboven — tegen de tijd dat je bij de berichttekst bent, zou je in een paar duizend berichten moeten zoeken en niet in een half miljoen.
Als je het gevonden hebt
Meestal is het zoeken niet het doel; iets overhandigen wel. Neem het resultaat en exporteer het: één bericht als EML of PDF, de bijlagen los, of — als het verzoek om een verzameling gaat en niet om één bericht — de hele selectie als een nieuw MBOX-bestand met alleen die berichten erin, waarbij het oorspronkelijke archief onaangeroerd blijft.
Open je archief met Mbox Viewer
Native app voor Mac en Windows. Streamt MBOX- en EML-bestanden van elk formaat, volledig offline.