Den richtigen MBOX-Viewer wählen: sieben Tests, die du selbst machst

Öffne den Kandidaten mit deiner eigenen Datei, in ihrer echten Größe, bevor du irgendetwas anderes entscheidest. Dieser eine Schritt sortiert mehr Programme aus als die übrigen sechs zusammen, und er kostet dich zwanzig Minuten.

Wir bauen selbst so eines, lies den Rest also mit Skepsis. Genau deshalb ist jeder Test hier unten etwas, das du tust, und nichts, was du glauben musst: Jeder einzelne lässt sich an einem Nachmittag mit einer kostenlosen Version durchführen, bei uns genauso wie bei allen anderen.

1. Öffne deine eigene Datei, nicht die Beispieldatei des Anbieters

Anbieter-Demos laufen mit einem 20-MB-Postfach. Deines ist ein Google-Takeout-Export, der 14 GB groß geworden ist, und das ist ein völlig anderes technisches Problem.

Die meisten Leseprogramme laden die ganze Datei in den Speicher, bevor sie überhaupt etwas anzeigen: bei 40 MB unsichtbar, bei 8 GB tödlich. Installiere die kostenlose Version, zeig ihr dein echtes Archiv und beobachte dabei die Speicherspalte in der Aktivitätsanzeige oder im Task-Manager.

Verlange Zahlen, keine Adjektive. Unsere: Ein Postfach von 50 GB mit rund einer halben Million Nachrichten öffnet sich in unter fünf Minuten und bleibt unter 600 MB RAM. Eine Zahl ist eine Antwort, „schnell“ und „schlank“ sind keine.

2. Notiere das Änderungsdatum des Originals und sieh danach noch einmal nach

Notiere zwei Dinge, bevor du das Postfach öffnest: seine Größe in Bytes und sein Änderungsdatum. Öffne es im Kandidaten, klick dich durch, schließ es wieder und vergleiche. Hat sich einer der beiden Werte verändert, hat das Programm in dein Archiv geschrieben — bei einer Arbeitskopie vertretbar, bei der einzigen Kopie eines Postfachs, dessen Konto es nicht mehr gibt, nicht. Und eine Warnung kommt vorher nicht.

Hier wird das Wort Import wichtig. Ein Import liest deine Datei nicht, er kopiert deine Post in den eigenen Speicher des Programms: eine zweite Kopie eines riesigen Archivs, eine Wartezeit in Stunden und deine Post von 2009 in der Seitenleiste, direkt neben deinen laufenden Konten. Ein Viewer liest die Datei dort, wo sie liegt. „Schreibgeschützt“ soll schriftlich dastehen und nicht aus dem Wort „Viewer“ abgeleitet werden — und sieh nach, was passiert, wenn das Programm etwas repariert, konvertiert oder „optimiert“. Das sind die Momente, in denen es schreibt.

3. Schalte das Netz ab und arbeite weiter

Ein E-Mail-Archiv ist die heikelste Datei, die die meisten Menschen besitzen. Viele Viewer im Browser wollen sie auf einem Server haben, über den du nichts weißt: zwanzig Jahre deiner Post, einem Fremden übergeben. Andere erledigen alles im Tab und laden nichts hoch — aber das ist eine Behauptung, und man prüft eine Behauptung, indem man das Netz wegnimmt. Bei einer Auskunftsanfrage, einer gerichtlichen Aufbewahrungspflicht oder einer Datenschutzpflicht darfst du das nicht einfach annehmen.

Desktop-Programme verdienen dieselbe Frage, nur als Test gestellt statt auf gut Glück geglaubt. Trenn das WLAN und benutze die App zehn Minuten lang. Erscheint ein Anmeldefenster oder hört die Suche auf zu funktionieren, weißt du, was die Marketingseite dir nicht erzählt hätte.

4. Schließ die Datei und öffne dieselbe noch einmal

Das erste Öffnen muss das ganze Postfach lesen. Das zweite nicht.

Ein Viewer mit einem Binärindex analysiert dein Archiv einmal und öffnet es danach dauerhaft in etwa einer Sekunde. Einer ohne Index wertet jedes Mal 20 GB neu aus. Am Tag der Installation merkst du davon nichts; an jedem Tag danach schon. Programm beenden, Datei erneut öffnen, mitzählen.

5. Führe eine Suche mit drei Bedingungen aus

Volltextsuche ist das Minimum. Worauf es ankommt, ist eine Abfrage wie „von dieser Person, mit Anhang, zwischen 2019 und 2021“, denn so werden aus dreihunderttausend Nachrichten vier.

Probier es in der Testphase mit einer echten Frage aus, die du hast. Ein einzelnes Feld, das Text irgendwo findet, bedeutet, dass du scrollen wirst. Die Syntax sollte in einer Minute zu lernen sein; unsere steht hier als Beispiel für einen vollständigen Satz: Absender, Empfänger, Betreff, Text, Datum, Größe, Anhänge, exakte Wendungen, OR und Verneinung.

6. Exportiere eine Nachricht, dann versuch es mit vierhundert

Lesen ist die halbe Arbeit. Früher oder später braucht jemand genau diese E-Mails in einer brauchbaren Form, und ein Viewer, der nur anzeigt, lässt dich Text von Hand kopieren — was ab etwa sechs Nachrichten aufhört zu funktionieren.

Prüf drei Dinge: in welche Formate er schreibt (EML und CSV als Minimum, PDF oder HTML, wenn Juristen im Spiel sind), ob er Anhänge im Stapel herauszieht, und ob er eine neue MBOX-Datei mit genau deiner Auswahl schreibt. Frag dann, was davon hinter der Bezahlstufe liegt. Der Stapelexport ist die übliche Trennlinie, und das ist in Ordnung, solange du es vor dem Kauf weißt.

7. Frag, was dir bleibt, wenn der Entwickler verschwindet

Kleine Softwarefirmen hören auf. Rechne damit.

Entscheidend ist, ob das Programm deine Post beim Abschied als Geisel nimmt: ein Konto zum Anmelden, ein Lizenzserver, der antworten muss, ein proprietärer Container, in den dein Archiv umgewandelt wurde. MBOX ist ein offenes, dokumentiertes Format, und jedes Werkzeug, das eine Wahl wert ist, lässt dein Archiv darin — lesbar für das, was als Nächstes kommt.

Dieselbe Frage klärt auch den Preis: nicht die Zahl, sondern seine Form. Ein Abo dafür, eine Datei zu lesen, die dir schon gehört, ist eine seltsame Abmachung. Das Archiv läuft nicht ab, warum also der Zugang dazu?

Die Alternativen, ehrlich: Thunderbird, Online-Viewer, mboxShell

Thunderbird ist kostenlos, quelloffen, auf jeder Plattform zu Hause und kann etwas, was kein Viewer kann: antworten. Wenn du ein altes Archiv als arbeitendes Postfach zurückhaben willst, ist das die richtige Antwort. Der Preis dafür ist der Import: es kopiert die Post in seinen eigenen Profilordner, eine zweite Kopie von allem, und dein Archiv von 2009 liegt danach in dem Postfach, das du täglich benutzt.

Online-Viewer sind wirklich bequem für einen schnellen Blick: ein Mailinglisten-Archiv, ein Testexport, eine Datei, die dir jemand geschickt hat. Dieser ist der, auf den wir Leute verweisen — er arbeitet im Browser und lädt nichts hoch. Prüfe das, bevor du einem von ihnen vertraust, denn es ist nicht die Regel: Die meisten wollen das Postfach auf ihrem Server. Und selbst einer, der nichts hochlädt, bleibt ein Browser-Tab, der das ganze Archiv im Speicher halten muss — alles im Gigabyte-Bereich gehört in ein Programm auf dem eigenen Rechner.

mboxShell ist unser eigenes quelloffenes Kommandozeilenwerkzeug und der Motor, aus dem diese App entstanden ist. Kostenlos, skriptfähig, auf einem Server in seinem Element — und ohne jede Oberfläche, also eine schlechte Art, Post zu lesen. Es liegt hier.

Ein Texteditor tut es bei einer wirklich kleinen Datei ebenfalls, denn MBOX ist Text: die ehrliche Erinnerung, die unter alldem liegt. Das Format ist offen, und keinem Werkzeug gehört deine Post.

Vier Warnzeichen, bei denen du weitergehen solltest

Alles, was dich zum Konvertieren auffordert, bevor es die Datei zeigt. Alles, was den Nachrichtentext ohne die Kopfzeilen anzeigt. Alles, was nicht sagt, was mit einem Absturzbericht passiert. Und alles, was mit „unterstützt alle Formate“ wirbt — das ist eine Aussage über Marketing, nicht über das Einlesen von Dateien.

Wo Mbox Viewer auf der eigenen Liste landet

Das Programm ist gegen genau diese Liste gebaut, insofern besteht es sie natürlich: Es öffnet, statt zu importieren, schreibt nie ins Original, funktioniert bei abgeschaltetem Netz, öffnet erneut in unter einer Sekunde, sucht über kombinierte Kriterien, exportiert nach EML, CSV, Text, PDF, HTML und in eine neue MBOX-Datei, ohne Konto und ohne Lizenzserver. Kostenlos bis 1 GB, darüber ein einmaliger Kauf.

Was eine Behauptung ist und kein Beweis. Die sieben Tests sind der Weg, es herauszufinden — hier oder anderswo.

Google und Google Takeout sind Marken von Google LLC. Thunderbird ist eine Marke der Mozilla Foundation.