Como escolher um visualizador de MBOX: sete testes que você mesmo faz

Abra o candidato com o seu próprio arquivo, no tamanho real dele, antes de decidir qualquer outra coisa. Esse único passo elimina mais ferramentas do que os outros seis testes somados, e custa vinte minutos.

Nós fazemos um desses, então leia o resto com ceticismo. É também por isso que cada teste abaixo é algo que você faz, e não algo em que precisa acreditar: todos podem ser feitos numa tarde com uma versão gratuita, na nossa tão facilmente quanto na de qualquer outro.

1. Abra o seu arquivo, não o exemplo que o fabricante fornece

As demonstrações dos fabricantes usam uma caixa de 20 MB. A sua é uma exportação do Google Takeout que saiu com 14 GB, e isso é um problema de engenharia completamente diferente.

A maioria dos leitores carrega o arquivo inteiro na memória antes de desenhar qualquer coisa na tela: invisível com 40 MB, fatal com 8 GB. Instale a versão gratuita, aponte para o seu arquivo de verdade e observe a coluna de memória no Monitor de Atividade ou no Gerenciador de Tarefas enquanto ele trabalha.

Peça números, não adjetivos. Os nossos: uma caixa de 50 GB com cerca de meio milhão de mensagens abre em menos de cinco minutos e fica abaixo de 600 MB de RAM. Um número é uma resposta; “rápido” e “leve” não são.

2. Anote a data do arquivo original e confira de novo depois

Antes de abrir a caixa, anote duas coisas: o tamanho em bytes e a data de modificação. Abra no candidato, navegue um pouco, feche e compare. Se algum dos dois valores mudou, a ferramenta escreveu no seu arquivo — aceitável numa cópia de trabalho, não na única cópia de uma caixa cuja conta não existe mais. E ninguém avisa antes.

É aqui que a palavra importar pesa. Um importador não lê o seu arquivo: ele copia o seu e-mail para o armazenamento dele. Uma segunda cópia de um arquivo enorme, uma espera medida em horas e o seu e-mail de 2009 na barra lateral, ao lado das contas que você usa. Um visualizador lê o arquivo onde ele está. Exija “somente leitura” por escrito, não subentendido na palavra “visualizador” — e veja o que acontece quando a ferramenta repara, converte ou “otimiza” alguma coisa: são esses os momentos em que ela escreve.

3. Desligue a rede e continue usando

Um arquivo de e-mail é o arquivo mais sensível que a maioria das pessoas tem. Muitos visualizadores que rodam no navegador o querem em um servidor sobre o qual você não sabe nada: vinte anos do seu e-mail nas mãos de um desconhecido. Outros fazem todo o trabalho dentro da aba e não enviam nada — mas isso é uma afirmação, e o jeito de testar uma afirmação é tirar a rede. Diante de um pedido de acesso, de uma retenção legal ou de um dever de proteção de dados, isso não é algo que você possa supor.

Os aplicativos de desktop merecem a mesma pergunta, feita como teste em vez de aceita por fé. Desconecte o Wi-Fi e use o aplicativo por dez minutos. Se aparecer uma janela de login, ou se a busca parar de funcionar, você já sabe o que a página de marketing não ia contar.

4. Feche e abra o mesmo arquivo de novo

A primeira abertura precisa ler a caixa inteira. A segunda, não.

Um visualizador que mantém um índice binário analisa o seu arquivo uma vez e, dali em diante, reabre em cerca de um segundo, para sempre. Um sem índice reanalisa 20 GB toda vez. No dia da instalação você não percebe; percebe em todos os dias seguintes. Feche o aplicativo, reabra o arquivo, conte.

5. Faça uma busca com três condições dentro

Busca em texto completo é o mínimo. O que importa é uma consulta do tipo “desta pessoa, com anexo, entre 2019 e 2021”, porque é assim que trezentas mil mensagens viram quatro.

Teste durante o período de avaliação com uma pergunta real que você tenha. Um campo único que procura texto em qualquer lugar significa que você vai rolar a lista. A sintaxe tem que ser aprendida em um minuto; a nossa está aqui como exemplo de um conjunto completo: remetentes, destinatários, assunto, corpo, datas, tamanho, anexos, frases exatas, OR e negação.

6. Exporte uma mensagem e depois tente exportar quatrocentas

Ler é metade do trabalho. Cedo ou tarde alguém precisa destes e-mails num formato utilizável, e um visualizador que só exibe deixa você copiando texto na mão, o que deixa de funcionar por volta de seis mensagens.

Confira três coisas: em quais formatos ele escreve (EML e CSV no mínimo, PDF ou HTML se houver advogado envolvido), se ele extrai anexos em lote, e se escreve um MBOX novo contendo só o que você selecionou. Depois pergunte quais dessas funções estão atrás do plano pago. A exportação em lote costuma ser a linha divisória, e isso é justo, desde que você saiba antes de comprar.

7. Pergunte o que sobra para você quando o desenvolvedor sumir

Empresas pequenas de software fecham. Conte com isso.

O que importa é se a ferramenta mantém o seu e-mail refém na saída: uma conta para fazer login, um servidor de licenças que precisa responder, um contêiner proprietário no qual o seu arquivo foi convertido. MBOX é um formato aberto e documentado, e qualquer ferramenta que valha a escolha deixa o seu arquivo nele, legível pelo que vier depois.

A mesma pergunta resolve o preço: não o número, o formato dele. Uma assinatura para ler um arquivo que já é seu é um arranjo estranho; o arquivo não expira, então por que o acesso a ele expiraria?

As alternativas, com honestidade: Thunderbird, visualizadores online, mboxShell

O Thunderbird é gratuito, de código aberto, está em todas as plataformas e faz uma coisa que nenhum visualizador faz: responder. Se o que você quer é ter um arquivo antigo de volta como caixa de trabalho, essa é a resposta certa. O preço é que ele importa: copia o e-mail para a própria pasta de perfil, uma segunda cópia de tudo, com o seu arquivo de 2009 dentro da caixa que você usa todo dia.

Os visualizadores online são realmente convenientes para uma olhada rápida: o arquivo de uma lista de discussão, uma exportação de teste, um arquivo que alguém te mandou. Este é o que indicamos: ele faz o trabalho dentro do navegador e não envia nada. Confira isso antes de confiar em qualquer um deles, porque não é o normal: a maioria quer a caixa postal no servidor dela. E mesmo um que não envie nada continua sendo uma aba do navegador que precisa segurar o arquivo inteiro na memória, então qualquer coisa medida em gigabytes pede um programa instalado na sua máquina.

O mboxShell é a nossa própria ferramenta de linha de comando, de código aberto, e o motor de onde este aplicativo nasceu. Gratuito, automatizável, à vontade num servidor — e sem nenhuma interface, ou seja, um jeito ruim de ler e-mail. Ele está aqui.

Um editor de texto também serve num arquivo realmente pequeno, porque MBOX é texto: o lembrete honesto que está por baixo de tudo isso. O formato é aberto, e nenhuma ferramenta é dona do seu e-mail.

Quatro sinais para dar meia-volta

Qualquer coisa que peça para converter o arquivo antes de mostrá-lo. Qualquer coisa que exiba o corpo da mensagem sem os cabeçalhos. Qualquer coisa que não diga o que faz com um relatório de falhas. E qualquer coisa que anuncie “compatível com todos os formatos”: isso é uma afirmação de marketing, não sobre como o arquivo é interpretado.

Onde o Mbox Viewer fica na própria lista

Ele foi construído contra esta lista, então é claro que passa: abre em vez de importar, nunca escreve no original, funciona com a rede desligada, reabre em menos de um segundo, busca combinando critérios, exporta para EML, CSV, texto, PDF, HTML e para um MBOX novo, e não pede conta nem servidor de licenças. Gratuito até 1 GB, compra única acima disso.

O que é uma afirmação, não uma prova. Os sete testes são o jeito de descobrir — aqui ou em qualquer outro lugar.

Google e Google Takeout são marcas do Google LLC. Thunderbird é uma marca da Fundação Mozilla.