Outlook-PST in MBOX umwandeln, ohne einen Konverter zu kaufen

Du musst nichts kaufen. Aus einer Outlook-PST wird mit zwei kostenlosen Programmen — Mozilla Thunderbird und dem Add-on ImportExportTools NG — in vier Schritten eine ganz normale MBOX-Datei. Die kostenpflichtigen Konverter, die zu dieser Frage die Suchergebnisse füllen, verkaufen Bequemlichkeit: vor allem fünfzig Ordner mit einem Klick. Wer eine Handvoll Ordner hat oder einen freien Nachmittag, braucht sie nicht.

Hier ist der kostenlose Weg, samt der lästigen Stellen, und was zu tun ist, wenn er nicht passt.

Warum man eine .pst nicht einfach in .mbox umbenennen kann

Eine PST ist eine Datenbank: ein B-Baum aus Knoten und Blöcken, in dem Nachrichtenrümpfe, Anhänge und Ordnerstruktur als Datensätze liegen, und die rohen Bytes sind durch eine Verschleierungsschicht verdreht, die Outlook standardmäßig anwendet. Eine MBOX-Datei ist das Gegenteil: Klartext, Nachrichten hintereinander, jede beginnend mit einer Zeile, die mit From anfängt.

Wer eine PST umbenennt, hat eine Binärdatei mit einer falschen Endung, sonst nichts. Umwandeln heißt: diesen Baum ablaufen, jede Nachricht herausholen und sie als gewöhnlichen RFC-5322-Text neu schreiben. Microsoft hat die Spezifikation des PST-Formats 2010 veröffentlicht, und nur deshalb können freie Werkzeuge das überhaupt — aber es ist echte Arbeit, kein Umbenennen.

Ein Detail vorweg: Das alte ANSI-Format aus Outlook 97–2002 macht bei rund 2 GB schlapp, und ausgerechnet die Archive, die an diese Grenze gestoßen sind, will man später retten. Das Unicode-Format ab Outlook 2003 hat das Problem nicht.

Der kostenlose Weg: von Outlook über Thunderbird zur .mbox

Das funktioniert unter Windows, mit dem klassischen Outlook installiert und der PST darin geöffnet.

1. Stell in Outlook sicher, dass die Post in einer PST liegt. Steckt sie noch in einem Konto, nimm Datei → Öffnen und exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren → Outlook-Datendatei (.pst). Hast du die Datei schon, öffne sie mit Datei → Öffnen und exportieren → Outlook-Datendatei öffnen, damit Outlook sie sieht.
2. Installiere Thunderbird. Kostenlos, und du musst darin nie ein Mail-Konto einrichten.
3. Geh in Thunderbird auf Extras → Importieren, wähle den Import aus einem anderen Programm und dort Outlook. Der Assistent kopiert die Post in die lokalen Ordner. Dieser Schritt liest über Windows das laufende Outlook-Profil, nicht die lose Datei auf der Platte — genau deshalb muss die PST auf demselben Rechner in Outlook geöffnet sein. Taucht Outlook gar nicht als Option auf, liegt das meist daran, dass ein 64-Bit-Thunderbird auf ein 32-Bit-Outlook trifft.
4. Installiere das kostenlose Add-on ImportExportTools NG. Rechtsklick auf einen beliebigen Ordner in Thunderbird, das Untermenü von ImportExportTools NG öffnen und den Punkt wählen, der den ganzen Ordner exportiert („Export folder“). Ziel angeben — fertig ist eine standardkonforme .mbox.

Das ist das ganze Verfahren. Nichts daran kostet Geld.

Die mühsame Stelle: es geht Ordner für Ordner

Der Export macht genau das, was draufsteht: ein Ordner, eine Datei. Unterordner sind eigene Exporte. Bei sechs Ordnern sind das zwei Minuten; bei einem Firmenarchiv mit sechzig verschachtelten Ordnern wird es ernsthaft öde — und diese Öde ist das eigentliche Produkt der kostenpflichtigen Konverter.

Nach dem Import gibt es allerdings eine Abkürzung. Thunderbird legt jeden Ordner ohnehin als MBOX-Datei im Profil ab: Dateien ohne Endung, benannt nach dem Ordner, im Verzeichnis Mail/Local Folders, jeweils mit einer .msf daneben, die nur ein Index ist und ignoriert werden kann. Du kannst diese Dateien herauskopieren und ihnen selbst ein .mbox anhängen — es sind dieselben Dateien, die die Anleitung zum Öffnen von Thunderbird-Postfächern unter Windows beschreibt.

Wenn die PST aus einem Backup stammt und kein Outlook da ist

Der Thunderbird-Weg braucht Outlook. Ist die PST verwaist — von einer alten Platte gezogen, von der IT übergeben, mit einem Laptop geerbt —, bleiben zwei Möglichkeiten, die weiterhin nichts kosten.

Die direkte ist readpst aus dem freien Projekt libpst: brew install libpst auf dem Mac, apt install pst-utils unter Debian oder Ubuntu. Dann:

readpst -r -o ~/mail-out archive.pst

Das schreibt pro Outlook-Ordner eine MBOX-Datei nach ~/mail-out und behält den Ordnerbaum. Mit normaler Post kommt es gut zurecht. Sehr alte Archive mit Nachrichten, die Outlook in seinem eigenen Rich-Text-Format abgelegt hat, können mit merkwürdigen Anhängen herauskommen — sieh dir ein paar an, bevor du etwas wegwirfst.

Die langsame Variante braucht gar keine neue Software: die PST in Outlook an ein IMAP-Konto hängen, die Ordner hineinziehen, Thunderbird mit demselben Konto verbinden und von dort exportieren. Dabei läuft deine Post über einen Server, für Vertrauliches taugt das also wenig.

Hast du in Wahrheit eine OLM und keine PST — das Exportformat von Outlook für Mac —, ist das eine ganz andere Datei, und die Schritt-für-Schritt-Anleitung für beide Formate deckt sie ab.

Warum ein Online-Konverter bei einem echten Postfach eine schlechte Idee ist

Eine PST hochzuladen heißt, jede Nachricht, jeden Anhang und jede Adresse darin einer Firma zu übergeben, über die du nichts weißt — und ihr das Löschen anschließend zu glauben. Kostenlose Angebote deckeln den Upload außerdem gern bei ein paar hundert Megabyte, während echte PST-Dateien mehrere Gigabyte groß sind: Ausgerechnet die Datei, die du umwandeln willst, passt nicht durch.

Für eine Testdatei ist das in Ordnung. Für zehn Jahre Korrespondenz oder irgendetwas, das einer Verschwiegenheitspflicht unterliegt, lohnt sich der Tausch nicht, solange es einen lokalen und kostenlosen Weg gibt.

Wenn die MBOX da ist, hör auf umzuwandeln

Wolltest du die Post nur lesen, bist du fertig. MBOX ist der lesbare Endzustand, kein Zwischenschritt zu einem weiteren Format, und ein Import in ein zweites Mailprogramm erzeugt bloß noch eine Kopie, die in diesem Programm wohnt.

Öffne die Datei stattdessen mit einem Betrachter — dafür ist Mbox Viewer da, unter Windows und auf dem Mac. Er öffnet die Datei dort, wo sie liegt, schreibt nie hinein, und Postfächer bis 1 GB gehen ebenfalls auf, ohne dass du etwas bezahlst.